Een van de uitgangspunten van het human resources beleid van Reed Elsevier is het voortdurend streven naar duidelijke en efficiënte organisatiestructuren, waarin mensen goed tot hun recht kunnen komen, en naar functies welke mensen de mogelijkheid bieden hun persoonlijkheid, capaciteiten en ambities te ontplooien.

Het streven is daarbij gericht op een zo hoog mogelijke kwaliteit van het werk en van de samenwerking. Bij kwaliteit van het werk gaat het om verant-woordelijkheid, zelfstandigheid, zinvol werk, goede arbeidsomstandigheden en bij de kwaliteit van de samenwerking om duidelijke verdeling van taken en bevoegdheden, open besluitvorming -gebaseerd op overleg met en participatie door direct betrokkenen- en goed management. Naast beloning bepaalt immers de kwaliteit van het werk en de samenwerking in belangrijke mate de motivatie van mensen. De effectiviteit en efficiency en derhalve het rendement van de onderneming is mede daarvan afhankelijk.

Organisatie- en functie-analyse richten zich, naast de informele aspecten, vooral op de formele aspecten van een organisatie. Hieronder worden verstaan de regels, de afspraken, de procedures die gelden in de organisatie, zowel tussen afdelingen als binnen afdelingen.

Voor organisatie- en functie-analyse bestaat geen eenduidig recept. Volgens welke methode zal worden geanalyseerd hangt af van het doel waarvoor die analyse plaatsvindt. De afdeling Interne Organisatie van de stafafdeling Sociaal Beleid kan deze onderzoeken uitvoeren, dan wel directies behulpzaam zijn bij het formuleren van de onderzoeksnoodzaak en -doelstellingen en het kiezen van de juiste methode.

Ten behoeve van functiewaardering heeft Reed Elsevier Nederland gekozen voor de "ORBA-methode van functiewaardering".

Functiewaardering is geen doel in zichzelf. Het dient een aantal behoeften, die als volgt kunnen worden samengevat:

1. om tot een juiste vaststelling van de met het niveau van de functie overeenstemmende basisbeloning te kunnen komen, dient men over functie-omschrijvingen te beschikken.
2. om tot een juiste beoordeling van het functioneren van mensen te kunnen komen, is een zo zuiver mogelijk inzicht in de functie essentieel.
3. het is nodig een goed zicht te hebben op de feitelijke organisatie- en functiestructuur (duidelijkheid) en te weten welke functionaris voor welke taken verantwoordelijk is.
4. functie-omschrijvingen vormen een hulpmiddel voor opleiding en vorming.
5. ten behoeve van het aantrekken van nieuwe medewerkers is een goed inzicht in de functie onontbeerlijk.

Met het oog hierop wordt al sedert 1972 een systeem van functiewaardering gebruikt, de zogenaamde "ORBA-methode van functiewaardering".

De ORBA-methode wordt beheerd door het Organisatiebureau van de AWVN (Algemene Werkgevers Vereniging) is ontwikkeld in de eerste helft van de jaren 60 en heeft in de jaren 70 onder de naam UGM (Uitgebreide Genormaliseerde Methode) een ruime toepassing gevonden in Nederland. Mede op grond van signalen uit de ondernemingen waar UGM werd toegepast, heeft de AWVN - in nauw overleg met de vakverenigingen - besloten de UGM-methode aan te passen. Zo ontstond in 1979-1980 de ORBA-methode.

ORBA is een analytische methode. Dat wil zeggen dat zij beoogt een verant-woorde rangorde van veel voorkomende of representatieve (referentie) functies te verkrijgen:

1. door een systematische omschrijving en analyse van deze functies;
2. volgens een aantal nauwkeurig omschreven en afgebakende aspecten, de zogenaamde gezichtspunten;
3. via een methode van puntenwaardering.

Bij de introductie van functiewaardering binnen de Nederlandse Reed Elsevier bedrijven is gekozen voor een selectieve aanpak, waarbij in de eerste plaats die functies voor omschrijving en analyse in aanmerking kwamen die represen-tatief waren voor de niveauverhoudingen binnen de onderneming (de zogenaamde kern- of sleutelfuncties). Andere functies werden daarvan afgeleid (afgeleide functies). Als sluitstuk bij deze aanpak gold een beroepsprocedure.

In 1989 is deze aanpak opnieuw gedefinieerd onder de naam ORBA-referentie-methode.

Het doel van referentiefunctie-onderzoek is:

• op verantwoorde wijze functiewaardering toepassen zonder onnodig tijd-rovende en onderhoudsgevoelige en daardoor kostbare procedures;
• in staat zijn op flexibele wijze in te spelen op veranderingen in de organisatie respectievelijk in het functiebestand.

Referentiefunctie-onderzoek bevat:

• het omschrijven, analyseren en graderen van een selectie van functies, vol-gens de procedures behorende bij de ORBA-methode: de referentiefuncties.
  Referentiefuncties dienen geschikt te zijn om andere functies mee te verge-lijken. Dit houdt in, dat een referentiefunctie door een relatief groot aantal medewerkers wordt vervuld, dat de functie qua inhoud stabiel in de tijd is en dat de functie goed herkenbaar is voor werknemers in de werk-maatschappij.
  Deze geselecteerde functies ondergaan de complete omschrijvings- en niveau-bepalingsprocedure, en maken deel uit van het referentieraster. Dit referentieraster is een schema waarin referentiefuncties zijn opgenomen.
  De keuze van referentiefuncties geschiedt door de directie of door de Indelingscommissie, op voorstel van de afdeling Personeel en Organisatie en van de organisatie-analist. Ook de ORBA-begeleidingscommissie kan hierover voorstellen indienen.
• Het bepalen van het niveau van de overige binnen de onderneming voorkomende functies - de gerefereerde functies - geschiedt volgens speciale indelings-procedures, waarbij de referentierasters van het concern als hulpmiddel dienen.
• Daarnaast zijn er de overige gegradeerde functies: dit zijn de omschreven en gegradeerde functies die, omdat ze in een eerdere periode zijn onder-zocht, niet tot het referentieraster gaan behoren, alsmede de gerefereerde functies waarover een beroepsprocedure is gestart, omdat werkgever en/of werknemer het niet eens zijn met het vastgestelde indelingsbesluit.

A. Bij referentiefuncties.

B. Bij gerefereerde functies.

Op grond van de ORBA-methode kan een onderzoek naar functieniveaus en naar functieniveauverhoudingen worden verricht. Een dergelijk functie-onderzoek berust op twee pijlers: 1) afdelingsomschrijvingen en 2) functie-omschrij-vingen.

De aldus opgestelde concept functie-omschrijving wordt aan de medewerker toegezonden met het verzoek deze kritisch te bestuderen. Wanneer én de medewerker én diens chef én de directie de functie-omschrijving hebben goedgekeurd en ondertekend, is de functie-omschrijving gereed, om het niveau ervan te laten vaststellen.

De vaststelling van het functieniveau vindt plaats door deskundigen van het Organisatiebureau van de AWVN, na overleg met de afdeling organisatie/functie analist. Deze deskundigen kennen aan elk met de bovengenoemde "blokken" corresponderende gezichtspunten, punten toe.

Deze gezichtspunten zijn:

A. Kennis

B. Verantwoordelijkheden/aard van de werkzaamheden

1. Zelfstandigheid
2. Afbreuk risico

C. Sociale vaardigheden/communicatie

1. Gezag
2. Uitdrukkingsvaardigheid
3. Contact

D. Specifieke vaardigheden/vereisten

1. Bewegingsvaardigheid/-gevoel
2. Oplettendheid/accuratesse
3. Speciale eisen

E. Inconveniënten

1. Zwaarte
2. Inspannende houding
3. Werkomstandigheden
4. Persoonlijk risico

Door optelling wordt vervolgens een puntenaantal gevonden dat het niveau van de functie aangeeft.

De informatieverwerking over de inhoud van gerefereerde functies geschiedt aan de hand van een vragenformulier, indien nodig aangevuld door een inter-view.

Deze informatie wordt verwerkt op het vragenformulier.

Tevens wordt gebruik gemaakt van reeds verworven informatie (afdelings-omschrijvingen, referentiefuncties).

Het niveau van een functie wordt in het kader van de ORBA-methode bepaald door het opstellen van het per gezichtspunt behaalde aantal punten. Wanneer langs deze weg of door afgeleide inschaling het niveau van de functies in de onderneming voor de eerste maal is vastgelegd, worden in een grafiek alle functies uitgezet en functieklassen (groepen van functies van gelijk niveau) geconstrueerd. Aldus ontstaat een functierangordening of functierangschik-king, op basis waarvan salarisschalen gebouwd kunnen worden. Uitgangspunt hierbij is, dat functies die binnen één functieklasse liggen -en derhalve min of meer eenzelfde niveau hebben- eenzelfde basisbeloning krijgen. Er bestaat echter geen rechtlijnig verband tussen het aantal punten dat een functie heeft gescoord en de hoogte van het salaris. Indien bij een functie van 100 (ORBA-)punten een basissalaris van ƒ 4.500,= hoort, wil dat niet zeggen dat bij een functie van 200 punten een basissalaris van ƒ 9.000,= behoort.

In de praktijk zal functie-onderzoek zich nooit uitstrekken tot alle func-ties. In eerste instantie worden de meest kenmerkende functies omschreven en gegradeerd. De overige functies worden op basis van deze referentiefuncties afgeleid ingeschaald, in overleg met de afdeling Functiewaardering van de stafafdeling Sociaal Beleid en de afdeling Personeel en Organisatie.

Mocht een medewerker of de leiding bezwaar maken tegen het niveau van zijn functie, dan kan een beroepsprocedure gestart worden.

Het Organisatiebureau van de AWVN pleit voor het instellen van een ORBA-begeleidingscommissie bij de werkmaatschappijen waar functiewaardering wordt uitgevoerd met behulp van de ORBA-methode.

Taken, bevoegdheden en samenstelling zijn door het Organisatiebureau van de AWVN niet exact voorgeschreven, maar dienen per werkmaatschappij door de betrokkenen (directie en medewerkers) in goed onderling overleg te worden vastgesteld; wél zijn door het Organisatiebureau van de AWVN de grenzen van de bevoegdheden aangegeven (een begeleidingscommissie heeft bijvoorbeeld niet de bevoegdheid een graderingsuitslag te wijzigen).

In de praktijk zullen de commissies meestal zijn samengesteld uit een ver-tegenwoordiging van directie, ondernemingsraad en P en O.

Een functiewaarderingsdeskundige kan op verzoek van de commissie als adviseur optreden. De voornaamste taken van een begeleidingscommissie komen in de praktijk neer op het toezicht houden op de naleving van procedures en op de voortgang van het functie-onderzoek. Deze commissie kan daarnaast advies uit-brengen over de samenstelling van rasters van referentiefuncties.

In het kader van de referentiemethode kan de ondernemingsleiding besluiten tot de instelling van een Indelingscommissie. Daarvan maken deel uit de directie en het hoofd Personeel en Organisatie van de onderneming.

Een organisatie-analist kan optreden als secretaris.

De voornaamste taak van deze commissie is het nemen van besluiten over het niveau van afgeleide, gerefereerde functies. Dat doet zij op advies van P en O en van de organisatie-analist. Daarnaast doet de Indelingscommissie voorstellen aan de directie.