Onderstaande regeling voor de vergoeding van kosten geldt voor Reed Elsevier Nederland B.V. en de met haar gelieerde 100% deelnemingen in Nederland. Deze regeling is vastgesteld door de directie van Reed Elsevier Nederland B.V.

2. Onkosten

Voor vergoeding komen alleen in aanmerking onkosten welke naar het oordeel van de werkgever noodzakelijkerwijs voor een goede uitvoering van de functie moeten worden gemaakt, hierna te noemen ‘declarabele onkosten’.

Niet declarabele kosten zijn onder meer:

• kosten van afscheid, jubilea en verjaardagen van de werknemer zelf en ten behoeve van (mede-)personeelsleden;
• kosten van studeer- of werkkamer;
• kosten ANWB, zoals reis- en kredietbrief;
• kosten garage;
• wassen en poetsen van de auto;
• boetes bij verkeersovertredingen;
• kosten voor gelegenheidskleding.
  Deze kosten worden derhalve niet vergoed.

2. Vergoeding van onkosten

Vergoeding van onkosten geschiedt uitsluitend op een van de volgende manieren:

1. door terugbetaling van de gemaakte kosten via kas of bank/giro tegen overlegging van een deugdelijk gespecificeerde declaratie, die voor akkoord is getekend door een door de werkgever daartoe aangewezen persoon;
2. door betaling van de rekening, mits deze door degene die de onkosten heeft gemaakt, voor akkoord is geparafeerd en door een door de werkgever daartoe aangewezen persoon eveneens voor akkoord is getekend;
3. door toekenning van een vaste onkostenvergoeding overeenkomstig de in deze regeling opgenomen voorwaarden en bepalingen.

3. Toekenning vaste onkostenvergoeding

1. Een vaste onkostenvergoeding kan worden verstrekt aan werknemers met een functie die met zich meebrengt dat regelmatig terugkerende kleine declarabele onkosten worden gemaakt, waarvan de vergoeding volgens 2a of 2b in verhouding te veel administratieve handelingen en dientengevolge te hoge kosten met zich mee zouden brengen. Zodanige functies zijn:
   - directiefuncties
   - met directieleden gelijkgestelden met veel externe contacten
   - ambulante functies
2. Toekenning van een vaste onkostenvergoeding kan alleen geschieden door de werkgever; aan directieleden en daarmee gelijkgestelden uitsluitend na goedkeuring door de directie van Reed Elsevier Nederland B.V.
3. Onderstaande kosten worden geacht in ieder geval te zijn bestreden uit de vaste onkostenvergoeding:

4. Bij het voor de eerste keer toekennen van een vaste onkostenvergoeding, resp. bij functiewijziging of promotie, dient de hoogte van de vergoeding te worden bepaald aan de hand van een zo zuiver mogelijke inschatting vooraf van de anders te declareren kosten.
   Daarna dient tenminste eenmaal per jaar te worden nagegaan of de onkosten welke in de afgelopen periode forfaitair werden vergoed nog noodzakelijkerwijs gemaakt moeten worden en of de hoogte van de toegekende vaste onkostenvergoeding nog reëel is.
   Indien naar oordeel van de werkgever de hoogte niet meer reëel is, wordt deze aangepast.
   Van de werkelijk gemaakte kosten moeten bewijsstukken bewaard worden en na opvraag aan de werkgever worden overgelegd.
5. Indien aan iemand een vaste onkostenvergoeding is toegekend, dienen vergoedingen van overige onkosten per persoon te worden geregistreerd in de boekhouding.
6. Indien de werknemer een gehele kalendermaand arbeidsongeschikt is geweest wordt de vaste onkostenvergoeding stopgezet zolang en voorzover de werknemer arbeidsongeschikt blijft. Eventuele gemaakte onkosten tijdens de arbeidsongeschiktheid worden vergoed op declaratiebasis. Zodra de werknemer arbeidsgeschikt is verklaard en de werkzaamheden hervat van de functie die hij laatstelijk vervulde voor zijn arbeidsongeschiktheid, wordt de vaste onkostenvergoeding gecontinueerd.

4. Fiscale aspecten

Onkostenvergoedingen zoals in deze regeling omschreven kunnen zonder inhouding van loonbelasting en heffing premie volksverzekeringen worden verstrekt. Bij de aanslagregeling inkomstenbelasting kan de vergoeding nader bezien worden en zal de bewijslast tegenover de fiscus bij de betrokken werknemer liggen.

5. Wijziging/intrekking van de regeling

Deze regeling zal door de directie van Reed Elsevier Nederland B.V. worden gewijzigd of ingetrokken indien dit naar haar oordeel noodzakelijk is, bijvoorbeeld in verband met wijziging van de fiscale wetgeving.

6. Toezicht

Het toezicht op de juiste toepassing van deze regeling is opgedragen aan:

• de functionarissen die bevoegd zijn tot het goedkeuren van declaraties;
• de Interne Accountantsdienst.