1. De reisagent voor Amsterdam en omgeving is:

Holland International

Er dient zoveel mogelijk met KLM (en gelieerde maatschappijen, dus bv Northwest), BA en American Airlines te worden gevlogen in verband met kortingsafspraken, tenzij HI een voordeliger arrangement aanbiedt.

Frequent fligher benefits en dergelijke regelingen zijn ter besteding door het concern.

In afwijking van de door de heer Stapleton uitgezonden 'travel policy' is het directieleden en werknemers in schaal M en hoger toegestaan per trein eerste klas te reizen.

2. Reiskosten worden berekend op het eigen kantoor van de werknemer, ook als de reis door een ander Reed Elsevier kantoor wordt geboekt.

Deze procedure heeft betrekking op alle reiskosten, dus tickets, hotels en andere kosten.

De werknemer dient de privé creditcard te gebruiken (de kosten hiervan kunnen bij het bedrijf worden geclaimed).

Als in andere dan Nederlandse valuta wordt betaald dient het bedrag in guldens dat door de creditcardmaatschappij wordt berekend te worden opgenomen.

Taxikosten dienen met bon te worden geclaimed: er dient zoveel mogelijk gebruik te worden gemaakt van openbaar vervoer.

BTW moet waar mogelijk vermeld worden.

Als twee werknemers tesamen reizen declareert de hoogste in rang als er gezamenlijke kosten zijn die op één rekening staan.

De kortste/c.q. meest kostenbesparende route dient te worden gekozen.

De boekhouding kan een kostenpost weigeren als deze niet aan de normen voldoet. De werknemer ontvangt deze claim terug met opgave van redenen.

Alleen vlieg- en treintickets worden door de onderneming rechtstreeks aan het reisbureau betaald. Alle overige kosten dienen door de werknemer te worden gedeclareerd.

Kosten dienen in het algemeen binnen 15 werkdagen te worden gedeclareerd tenzij de werknemer zijn/haar creditcardafrekening nog niet heeft ontvangen.

Kosten voor hotelsauna, fitness club en betaal-TV zijn niet verhaalbaar.

3. Kasvoorschotten dienen tot een minimum beperkt te worden en mogen een bedrag van ¦ 75,- per dag niet te boven gaan. Indien een hoger voorschot noodzakelijk is dient de reden hiervoor op het voorschotformulier te worden vermeld.

Kasvoorschotten dienen binnen 10 werkdagen na terugkeer van de reis te worden afgerekend.

Alleen werkelijk gemaakte kosten zijn verrekenbaar; geschatte kosten zijn dat niet.

Was- en perskosten kunnen alleen worden geclaimed indien men meer dan 2 dagen reist.

4. Als een partner voor eigen rekening met de medewerker meereist op een zakenreis dient dit vooraf schriftelijk goedgekeurd te worden door de hogere chef/directeur. Reizen van een partner van de werknemer voor rekening van het bedrijf (wat soms kan voorkomen) behoeft de goedkeuring van een lid van de raad van bestuur.

5. Zowel continentale als intercontinentale reizen dienen vooraf goedgekeurd te worden door de betreffende chef/directeur.

Directieleden behoeven slechts de goedkeuring voor intercontinentale reizen.

Het reisbureau ziet erop toe dat de beste service wordt gegeven binnen de door het concern gestelde normen. Een werknemer die van de door het reisbureau geadviseerde mogelijkheid wil afwijken (en dus duurder reist) kan zich tot de travel manager richten voor advies. Het reisbureau zal evenwel de afwijking op de factuur vermelden.

6. Vliegtickets mogen niet met een creditcard worden betaald, anders dan met voorafgaande toestemming van een lid van de raad van bestuur.

Gecancelde tickets dienen zo spoedig mogelijk geretourneerd te worden.

7. De werknemer dient een telefooncreditcard aan te vragen daar telefoonkosten vanuit hotels beduidend duurder zijn.